Sekretariat der Geschäftsführung (w/m/d)

I-2026-207 / E-2026-207

Standort

Landesgeschäftsstelle Saarbrücken

Arbeitsbedingungen

ab sofort

Vollzeit
39,5 Wochenstunden

Konditionen

TV AWO Saarland EG 9

unbefristet

Ihre Aufgaben bei uns

• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin – Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
• Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung – Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
• Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
• Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
• Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien – in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
• Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben